悦乐活|圆满地举行一场会议吧!

2010.06.08

编辑:Joy Zhao

导读:别以为开会是个普通活儿,一场大型会议安排下来不把人累得半死才怪。开会是行政部门中最常碰到的问题,如何顺利举行一场会议,你知道里面大有学问吗?


任何人安排业务会议或者为其他人的业务提供咨询时都需要了解正确的步骤,以便推动会议顺利进行。邀请出席者,让所有人都能在会议上畅所欲言,让会议平稳推进都是会议组织者需要考虑的。一个熟练的会议组织者也会从邀请参会者、保证参会人权利、把握会议焦点主动权等方面友好的表现。这里会给你介绍,怎样做~才能成功地组织一次会议!
确定议程。
1、确定会议的起止时间以及每一个议题的时间限制,并礼貌地告知参会者。
2、告诉你们单位或其他参会者会议所包含的议题,包括议题摘要。
发出会议邀请
1、发送电子邮件是最简便的方法,如果他们使用相同的日历软件那就更容易了。
2、确定回执的最后时限。这会使你对参会人员的数目了然于胸,而不必整天乱哄哄地应付为其他人提供额外服务。
确定会议地点
1、恰当的地点应该有助于会议如你所愿地进行。如果你的会议只是简单地租用宾馆的舞厅或其他的普通会议厅,那么会务人员要精通以下几点:
•讲座形式会议的安排——椅子排成行,保证演讲者是全场的焦点,这样报告的意图能有效地传达。
•剧场式安排——在屋子的前方摆放一张桌子,讲话者或专家们面对着成排坐好的参会人。这种方式与前一种方式比较类似。
•教室型安排——在成排摆设的椅子前摆放桌子,以便讲话者阐述焦点内容时,参会者能够记笔记;
•圆桌会议——如果你希望参会者作为一个团队都能够发挥作用,或者鼓励参会者共担议题时可以采用这种方式。
•采用U型设计——如果你希望参会者能够互相看到彼此并能相互交流可以采用这种形式。
•把椅子围成一个圆圈,这样会让会议显得开放而有分享意义。
提供几个有用的小工具
1、准备充分的会议筹备者会提供笔、便笺纸、记录本、新闻稿或是其他会议需要用的东西。
2、提供问题展示板(原文为,提供问题的“停车场”)。你可以提供活动挂图或者白板,供参会者在上面书写问题,或者在会场专门提供一块地方供参会者用报事贴贴出他们的问题。开会时,专门拿出时间来让参会者回答这些问题,这会让会议进行得更加顺畅。
3、对于长会,要给参会者提供饮料和小食品。每张桌子上放上水杯或瓶装水以及糖果。

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