悦乐活|当心,被电话偷走工作时间!

2010.08.10

编辑:Joy Zhao

导读:堆积如山的工作常让人有“时间不够”的感觉,职场之中争分夺秒的战斗现象时有发生。仓促感的存在并非是你偷懒所致,可能由于你不会合理分配时间,或将过多时间浪费在了其他事情上——频繁或长久的电话通常就是消耗工作时间的“罪魁祸首”喔!

想象一下通常工作日的最后一个小时是什么样的情景:在重新回顾一天工作时,惊觉原来自己浪费在电话上的时间竟然如此之多!然而就在你计算一天究竟打了多少电话的时候,电话又响了……与此同时,办公桌上堆满无数未完成的文件,意味着又是加班的一天,这就是非常典型的“被电话偷走的一天”。针对这个问题,职场管理专家给出了有效建议,帮你把被电话偷走的时间全部拿回来!
1:计划你的电话事件。
例如,你可能有六个电话要打,那么你得给自己限定在30分钟内搞定它们。显然,这样就会让你在打电话的时候迅速说明要点,要点说完之后不用哈拉一些没用的,挂电话就是,工作时间一定要有效利用,尽量减少浪费在无用的事件上。
2:批量性地打电话。
不要把要打的电话分散到一整天的工作时间中去打,而是要在某个时段全部打完。到了这个时间段,你就可以把心情调整到“电话模式”,以便带着愉快的心情去工作。第一个电话可能会比较困难,需要一点寒暄才能进入主题,但你要强迫自己尽快进入,第二个电话就容易多了,越往后,你会发现自己就越得心应手。
3:部门间的电话联系可以慢慢转变成电子邮件或即时聊天工具。
这样你会减少很多接电话的压力。你可以在尽可能方便的时候以电子邮件或者会话的形式回复对方,而且通常这种方式也只需要简短的几句话就能解决问题了,避免了电话时的扯皮。
4:用手机来打电话(安全起见,你得确保不要在开车的时候打电话)。
如果你告诉某人:“嗨,Jane,我在去机场的路上,现在正好有几分钟的时间和你聊几句……”这样,对方就知道你不会有很长的谈话时间,于是就会很快进入主题了。

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